Le Module Achats dans un Système ERP : Optimisation des Processus d’Approvisionnement et Gestion des Fournisseurs

GALION améliore considérablement la gestion des entreprises en intégrant et en rationalisant l’ensemble de leurs opérations. Au cœur du système, le module Achats joue un rôle clé en permettant aux entreprises de gérer efficacement leurs processus d’approvisionnement et de collaborer avec leurs fournisseurs.

Comprendre le Module Achats

Le module Achats GALION est conçu pour gérer l’ensemble du cycle d’approvisionnement, de la demande d’achat initiale à la réception des marchandises et au paiement des fournisseurs. Il offre une solution intégrée pour rationaliser les processus d’achat, gérer les contrats, négocier avec les fournisseurs, et garantir une gestion efficace des stocks.

Fonctionnalités Clés du Module Achats

1. Gestion des demandes d’achat et des habilitations : Création et gestion des demandes d’achat pour les besoins en approvisionnement.
2. Sélection des fournisseurs : Comparaison et évaluation des fournisseurs pour choisir le plus approprié. Gestion de la structure acheteur interne, du référentiel fournisseurs et de l’arborescence : Expéditeurs – Lieux expéditeurs.
3. Gestion des contrats : Gestion des contrats d’achat, y compris les conditions, les prix, les délais de livraison, et les garanties. Gestion des enlèvements, délais d’acheminements et des calendriers.
4. Gestion des commandes d’achat : Création et suivi des commandes d’achat pour l’acquisition de biens et de services. (Appels d’offre, commandes fermées et commandes ouvertes) Gestion du portefeuille des commandes et réceptions.
5. Réception et inspection des marchandises : Suivi de la réception des marchandises, de l’inspection et de la conformité.
6. Gestion des stocks : Optimisation des niveaux de stocks pour minimiser les coûts tout en garantissant une disponibilité suffisante, gestion du plan d’approvisionnement.
7. Facturation et paiements aux fournisseurs : Gestion des factures fournisseurs et des paiements, y compris la correspondance entre les bons de commande et les factures.
8. Gestion des litiges fournisseurs : Gestion des litiges, des retours de marchandises, et des négociations avec les fournisseurs. Taux de service fournisseurs.
9. Tableaux de bord et rapports d’achats : Génération de rapports sur les performances d’achat, les coûts, les indicateurs clés de performance (KPI) et les tendances du marché. Indicateurs de pilotage, de suivis quantitatifs et qualitatifs.

Avantages du Module Achats

L’adoption du module Achats GALION présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment :

1. Optimisation des processus : Automatisation des processus d’achat pour gagner du temps et réduire les erreurs.
2. Réduction des coûts : Rationalisation des processus d’achat pour réduire les coûts administratifs et d’approvisionnement.
3. Meilleure gestion des fournisseurs : Gestion efficace des relations fournisseurs pour garantir des conditions contractuelles optimales, taux de service fournisseurs, site web fournisseurs.
4. Amélioration de la conformité : Respect des réglementations et des normes en matière d’achat et de contrats.
5. Visibilité accrue : Offre une visibilité en temps réel sur les performances d’achat, les niveaux de stocks et les coûts.
6. Optimisation et valorisation des stocks : Gestion des niveaux de stocks pour éviter les surplus ou les ruptures de stock.
7. Réduction des litiges : Gestion proactive des litiges pour minimiser les perturbations dans la chaîne d’approvisionnement.
8. EDI Fournisseurs : Transmissions des besoins aux fournisseurs.

Mise en place du Module Achats

La mise en place du module Achats GALION demande une planification minutieuse. Voici les étapes clés :

1. Évaluation des besoins : Identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise en matière d’approvisionnement et de gestion des fournisseurs.
2. Configuration et personnalisation : Configurez le module Achats pour refléter les processus spécifiques de votre entreprise.
3. Formation du personnel : Nous formons votre équipe à l’utilisation du module Achats pour garantir une adoption réussie.
4. Évolutivité et amélioration continue : Mises à jour et des améliorations pour répondre à l’évolution des besoins de votre entreprise.

En conclusion, le module Achats GALION est un élément essentiel pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus d’approvisionnement, à gérer efficacement leurs fournisseurs et à réduire les coûts liés aux achats. Grâce à l’automatisation, à la gestion des contrats et à la visibilité accrue, il permet aux entreprises de gagner en efficacité et de rester compétitives sur le marché.