Gestion Électronique de Documents (GED) : L’Évolution Numérique de la Gestion de l’Information
La quantité d’informations générées dans le monde est en constante expansion, le module GED GALION est un atout essentiel pour les entreprises cherchant à gérer, organiser et sécuriser leurs informations de manière efficace. La GED est une technologie clé dans l’ère numérique, facilitant l’accès rapide aux données, la collaboration et la conformité réglementaire. Le logiciel de GALION intègre les fonctions de capture et mise à disposition des documents qu’il produit ou qui sont utiles à l’exécution des opérations.
Comprendre la Gestion Électronique de Documents (GED)
La GED est un système informatique conçu pour capturer, stocker, organiser, gérer et partager des documents électroniques et des fichiers numériques au sein d’une organisation. Ces documents peuvent inclure des textes, des images, des vidéos, des fichiers audios et bien d’autres types de données. L’objectif principal de la GED est de faciliter la gestion des informations et de réduire la dépendance aux documents papier, ce qui contribue à accroître l’efficacité opérationnelle.
Fonctionnalités Clés de la GED
Les systèmes de GED offrent une variété de fonctionnalités, notamment :
- Numérisation et capture de documents : Importation et numérisation de documents papier ou de fichiers numériques dans le système selon les règles définis.
- Stockage sécurisé : Stockage centralisé et sécurisé des documents, permettant un accès contrôlé.
- Indexation et métadonnées : Attribution de métadonnées aux documents pour une recherche et une récupération plus rapide.
- Recherche avancée : Capacité de recherche en texte intégral, recherche par mots-clés, recherche avancée et filtrage.
- Gestion des versions : Suivi des modifications, révisions et approbations apportées aux documents et conservation de l’historique des versions.
- Flux de travail : Création de flux de travail automatisés pour la gestion et l’approbation des documents.
- Collaboration : Partage sécurisé de documents avec des équipes internes et externes, mise à disposition des documents sur le portail Web.
- Conformité et sécurité : Respect des réglementations sur la sécurité et la confidentialité des données, archivage électronique conforme aux normes légales.
- Intégration avec d’autres systèmes : Liaison données techniques, MES, qualité, GMAO, SCM et Finances. (Tous les écrans GALION, lien document avec une donnée)
Avantages de la GED
L’adoption d’un système de GED présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment :
- Gestion du versionnage (versioning) : Être certain de délivrer la dernière version du document.
- Gain de temps et d’efficacité : Accès instantané aux documents, élimination de la recherche manuelle de fichiers.
- Réduction des coûts : Moins de besoins en espace de stockage physique, réduction de l’impression de papier.
- Meilleure collaboration : Partage de documents en temps réel et accès à distance, ce qui facilite la collaboration au sein des équipes.
- Sécurité renforcée : Contrôle d’accès, protection contre la perte de documents, conformité avec les réglementations sur la confidentialité.
- Conformité réglementaire : Respect des exigences légales en matière de gestion des documents et des données.
- Archivage durable : Conservation à long terme des documents, même sous forme électronique.
- Partie envoi de mail : Règles de gestion avec envoi du document en automatique aux destinataires.
Mise en place du module GED
La mise en place du module GED GALION demande une planification minutieuse. Voici les étapes clés à suivre :
- Évaluation des besoins : Identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de gestion de documents, et définissez les types de documents ainsi que les envoies de publications à réaliser.
- Numérisation des documents : Numérisez et importez vos documents existants dans le système GED. (Procédures, modes opératoires etc…)
- Formation du personnel : Nous assistons vos équipes à l’utilisation de la GED pour garantir une adoption réussie.
- Intégration avec ERP GALION : Assurez-vous que le module GED fonctionne également en harmonie avec d’autres logiciels utilisés dans votre entreprise.
- Évolutivité et amélioration continue : Prévoyez des mises à jour régulières et des améliorations pour répondre à l’évolution des besoins de votre entreprise.
En conclusion, le module GED GALION est un outil incontournable dans l’ère numérique. Il permet aux entreprises de gérer leurs informations de manière efficace, d’améliorer la collaboration, de renforcer la sécurité et de se conformer aux réglementations. Une mise en place bien planifiée de la GED peut conduire à une organisation plus agile et plus compétitive, tout en contribuant à un environnement de travail plus respectueux de l’environnement grâce à la réduction de l’utilisation du papier.